Répondre aux demandes entrantes, sans rien envoyer seul.
Une demande arrive par mail. Un agent la lit, cherche la réponse dans vos dossiers et prépare la réponse. S'il ne la trouve pas, il vous la demande, range votre réponse, et la prochaine fois il la connaît. Rien ne part sans votre accord sur le message exact.
Les mêmes questions reviennent : un délai de paiement, une pénalité, une date de réception, une pièce manquante. Chaque fois, quelqu'un interrompt son travail pour rouvrir le dossier et répondre par mail. Un exemple parlant : les sous-traitants d'un chantier, qui écrivent au bureau d'études.
- Un mail reçu déclenche une automatisation (Reflex). Le modèle fourni, « Répondre aux sous-traitants », se règle pour d'autres boîtes : clients, fournisseurs, candidats.
- Un poste (agent) a sa fiche de poste et ses sources. Cortex cherche la réponse dans vos dossiers ; l'agent rédige à partir des seuls éléments retrouvés.
- Pas de réponse trouvée : la question remonte vers vous. Votre réponse est rangée dans le dossier (provenance « réponse humaine ») et sert à répondre, y compris la fois suivante.
- Tout message sortant attend votre validation, mot pour mot. Aucune clé d'API ni automatisation ne peut s'auto-approuver, sauf dérogation explicite et journalisée.
Dans les deux cas, « À valider » (Automatisations) montre le mail exact avant l'envoi : aucune automatisation ne peut s'auto-approuver.
Extrait réel de l'application, sur un dossier fictif — survolez un passage pour voir sa source.
Des postes qui travaillent seuls, rien ne sort sans vous
Un agent a sa fiche de poste et ses sources. Une automatisation le déclenche ; tout message sortant attend votre validation, au mot près.
Un poste de travail « Accueil » décrit sa mission, les dossiers qu'il peut lire, ses compétences et ce qu'il ne fera jamais, dont envoyer un mail sans validation. Un client écrit pour demander le montant des honoraires de bilan. L'automatisation se déclenche : lecture du mail, recherche dans Cortex, rédaction de la réponse par l'agent, qui cite la lettre de mission 2026 pour le montant de 1 450 euros hors taxes. Le déroulé s'arrête à l'étape « Valider la réponse » : le mail exact attend l'accord d'une personne. Après un clic sur « Valider et envoyer », la réponse part, puis la validation est inscrite au journal : qui, quand, et l'empreinte du mail exact. Vos agents travaillent. Rien ne sort sans vous.
Le mail envoyé est identique à celui qui a été approuvé : l'écran « À valider » l'affiche en entier, jamais un résumé. Une réponse retenue une fois reste dans le dossier, consultable comme n'importe quelle pièce.
- Quel est le délai de paiement prévu à notre contrat de sous-traitance ?
- Pouvez-vous confirmer la date de réception de nos travaux sur le lot plomberie ?
- Quelles sont les pénalités de retard applicables sur le chantier Dupuis ?
- Il manque l'attestation de vigilance dans mon dossier, pouvez-vous me dire laquelle ?
Essayez-le sur votre propre cas.
14 jours pour juger sur vos propres données, et vérifier chaque réponse.
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